Tunnistamattomia riskejä ei voi hallita. Selvitä, mitä kaikkea yrityksessäsi voi sattua. Huomaa myös ne riskit, jotka arkisessa työssä helposti unohtuvat. Onnettomuuksiin johtavat yhteensattumat eivät ole tavallisia, mutta on tavallista että epätavallisia asioita sattuu. Riskien tunnistaminen edellyttää yrityksessä työskentelevän henkilöstön osaamisen ja kokemuksen hyödyntämistä eli yhteistyötä. Kunnollisilla palaverikäytännöillä yhteistyökin sujuu. Käytä riskien tunnistamisessa apuna tarkistuslistoja ja riskianalyysimenetelmiä, joita löydät näiltä WWW-sivuilta.

Esimerkkejä riskien tunnistamisesta

• Työpaikan paloriskiä voidaan selvittää tarkistuslistalla, jolla käydään erilaiset riskin aiheuttajat läpi: esimerkiksi materiaalien syttymisherkkyys, varastointi, mahdolliset sytytyslähteet, sammutuskalusto ja pelastautumistiet.
• Laitteen vaaroja voidaan tutkia esimerkiksi käymällä vaihe vaiheelta läpi sen käyttötilanteita. Milloin altistutaan vaaroille? Missä tilanteessa voi käyttöön tulla ongelmia? Entä jos jokin laitteen osa vioittuu? Onko kaikki vaaralliset osat suojattu ennakoimattomien tilanteiden tai ohikulkijoiden varalta?
• Työtehtävän vaaroja tarkasteltaessa jaetaan tehtävän suoritus työvaiheisiin ja tarkastellaan niihin liittyviä vaaroja. Tarkastelun yhteydessä ideoidaan erikoisiakin tilanteita ja yhteensattumia.
• Yrityksen riippuvuuksia voidaan selvittää piirtämällä yrityksen liiketoimintaverkosto. Verkoston tarkastelu auttaa näkemään riippuvuudet rahoittajista, alihankkijoista ja muista yhteistyökumppaneista. Mitä tapahtuu, jos yksi lenkki tässä verkostossa pettää?
• Sähkölaitteen paloriskejä voidaan tutkia vaikkapa miettimällä laitteen osa kerrallaan, mitä sen rikkoutumisesta seuraa? Kuumeneeko laite? Jos kuumenee, voiko se syttyä?
• Työtehtävän vaaroja tarkasteltaessa jaetaan tehtävän suoritus yksittäisiin työvaiheisiin ja tarkastellaan niissä mahdollisesti olevia vaaroja. Ideoidaan erikoisiakin tilanteita ja yhteensattumia. Usein ryhmätyönä. Työntekijöiden osuus tärkeä.
• Yrityksen riippuvuuksia voidaan selvittää piirtämällä yrityksen liiketoimintaverkosto. Verkoston tarkastelu auttaa näkemään riippuvuudet rahoittajista, alihankkijoista jne. Mitä tapahtuu, jos yksi lenkki tässä verkostossa pettää?

Riskien tunnistaminen edellyttää yhteistyötä. Ihmisillä on yrityksessä erilaisia rooleja. Joku johtaa ja koordinoi, joku tekee enemmän käytännön töitä. Riskejä tunnistettaessa tarvitaan kaikkiin näihin tehtäviin liittyvää osaamista ja kokemusta. Vaikka tekijä onkin oman työnsä paras asiantuntija, niin kokemuksesta voi olla myös haittaa tunnistettaessa oman työn riskejä. Ihmiset tottuvat riskeihin ja ne alkavat tuntumaan arkipäiväisiltä. Tilanteen arviointi yhdessä muiden kanssa auttaa usein näkemään asioiden todellisen luonteen selkeämmin

Riskeistä keskusteleminen ja yrityksen haavoittuvuuden tarkasteleminen eri näkökulmista - eri henkilöiden kertomana - helpottaa yhteisymmärryksen löytämistä tulevien päätösten ja toimenpiteiden tueksi. Yhteistyö edellyttää kunnollisia palaverikäytäntöjä. Palaverin vetäjän tulisi olla perehtynyt riskienhallintaan ja käytettäviin apuvälineisiin.

Miettikkää ja tutkikaa vastaan tulleita ongelmia, niiden taustalta löytyy usein riskien syitä.

Kaikki tunnistetut riskit tulee kirjata ylös toimenpiteiden suunnittelua, toteutusta ja seurantaa varten. Riskien tunnistamista ei saa jättää ilmiselvien riskien kirjaamiseen. Tärkeätä on kaivaa esiin ne riskit, joita ei arkisessa työssä ole huomattu. Onnettomuuksissa on yleensä useita syy-tekijöitä samaan aikaan. Yhteensattumat eivät ole yleisiä, mutta niiden mahdollisuus on aina syytä ottaa huomioon.

Mitä tehdään, jos pullotuskone hajoaa ja huoltomies on tavoittamattomissa lomalla?

Kriittinen ja ennakkoluuloton asenne on hyvä riskien tunnistamisen lähtökohta. Lisäksi tarvitaan apuvälineitä, joilla varmistetaan tarkastelun kattavuus ja järjestelmällisyys. Tunnistamisen tueksi on kehitetty erilaisia menettelytapoja ja välineitä. Riskien tunnistaminen aloitetaan yleensä karkeilla kartoitusmenetelmillä, esimerkiksi Haavoittuvuusanalyysillä. Niillä saadaan kokonaiskuva yrityksen tilanteesta ja löydetään ne riskialueet, joita on seuraavassa vaiheessa tarkoituksenmukaista tutkia yksityiskohtaisimmilla menetelmillä. Tunnistaminen etenee tällä tavoin yleisestä yksityiskohtaisempaan. Aika ajoin on syytä arvioida kokonaistilanne uudelleen ensimmäisessä vaiheessa käytetyllä karkealla kartoitusvälineellä.

Asiantuntija auttaa

Riskianalyysien tekemisessä on usein tarpeen käyttää asiantuntijapalveluja - varsinkin jos riskit eivät ole yritykselle tuttuja, kuten tietoriskit tai ympäristöriskit. Asiantuntija osaa analysointimenetelmän ja yleiset riskienhallinnan periaatteet sekä tuntee oman erityisalansa riskit. Asiantuntija ei kuitenkaan tunne yrityksen toimintaa ja sen erityispiirteitä, joten hyvän analyysin tekemiseen tarvitaan aina myös yrityksen omaa panosta.

Kokemusten ja tilastotietojen kerääminen

Riski on todennäköisesti toteutunut aiemmin jo omassa yrityksessäsi tai jossain muualla. Viranomaisilla, konsulteilla ja vakuutusyhtiöillä on riskeistä jo paljon valmista tietoa, joka kannattaa käyttää hyväksi. Kerää tietoja toteutuneista riskeistä ja myös läheltä piti -tilanteista omaan tietopankkiisi. Mieti mitä olisi pitänyt tehdä toisin.

Tarkistuslistat

Tarkistuslistojen avulla voit riski kerrallaan miettiä, liittyykö tämä riski omaan toimintaasi. Tarkistuslista on hyvä väline karkeaan riskien tunnistamiseen ja ongelmakohtien paikallistamiseen. Käytä valmiita tarkistuslistoja muistilistojen tapaan ja mieti mitä asiat tarkoittavat omassa yrityksessäsi. Muista että listat eivät ole koskaan täydellisiä - käytä niitä luovasti. Erilaisia tarkistuslistoja löytyy vakuutusyhtiöiden julkaisuista, konsulteilta, viranomaisilta, tutkimuslaitoksista ja ammattilehdistä.

Suuri osa tämän välinesarjan tarjoamista riskien tunnistamisen välineistä on tarkistuslistoja. Nopean katsauksen tarjontaan saat osiosta

Riskikartat

Riskikartta on visuaalinen tarkistuslistatyyppi, joka esittelee tarkasteltavan kohteen eri osat kaaviomuodossa.

Tästä on se etu, että tarkistuslista ei ole niin "veroilmoituksen näköinen" kuin perinteinen tarkistuslista. Riskien tunnistaminen on tällöin vapautuneempaa ja kartan muoto saa miettimään myös muita mahdollisuuksia.

Riskikartoista enemmän

Riskianalyysimenetelmillä voidaan riskejä tunnistettaessa ottaa huomioon monia luonteeltaan erilaisia tekijöitä ja tarkastella yksityiskohtaisesti niiden välisiä riippuvuussuhteita. Analyysissä tarkasteltava kohde jaetaan yleensä osiin ja riskejä tunnistetaan osakohtaisesti. Usein tunnistuksessa käytetään apuna tarkistuslistoja tai avainsanaluetteloita.

Tällä sivustolla esitellään varsinaisista riskianalyysimenetelmistä muutamia.

• Potentiaalisten ongelmien analyysi
• Liiketoiminnan nelikenttäanalyysi, joka tunnetaan nimellä SWOT.

Samasta aiheesta
Riskianalyysin menetelmät www-sivut (VTT).

Näin teet hyvän riskianalyysin

Riskin suuruuteen vaikuttavat vahingon vakavuus ja todennäköisyys. Kun riskejä ryhdytään tunnistamaan, löytyy niitä usein niin paljon että kaikkia ongelmia on mahdoton hoitaa yhdellä kertaa. Tärkeää onkin tunnistaa ne isoimmat riskit, jotka kiireisemmin vaativat ratkaisua. Määritä siksi ensin riskin suuruus arvioimalla riskin seurauksena mahdollisesti syntyvien vahinkojen suuruus ja vahingon todennäköisyys. Arvioinnin perusteella tiedät mihin kohdistat toimenpiteet ensimmäiseksi.

Käytännöllinen apuväline arviointiin on alla oleva riskitaulukko. Riskitaulukossa seurausten vakavuudelle ja tapahtuman todennäköisyydelle on kolme eri tasoa. Tehtyjen selvitysten perusteella valitaan ensiksi seurausten vakavuus taulukon ylimmältä riviltä ja sen jälkeen tapahtuman todennäköisyys ensimmäisestä sarakkeesta. Riski on valittujen kohtien leikkauspisteessä olevan arvon suuruinen. Riskin suuruus saa pienimmillään arvon 1 (Merkityksetön riski) ja suurimmillaan arvon 5 (Sietämätön riski).

Vinkkejä riskien suuruuden arviointiin

Arvioitaessa riskin suuruutta kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin.

Miten usein työssä tapahtuu tilanteita, joissa vahinko on mahdollinen? Liittyykö työhön kiirettä, väsymystä, huonoja olosuhteita ja vaikeasti käytettäviä laitteita? Jos vahinko voi sattua ellet ole erityisen huolellinen, se on usein liian todennäköinen.

Mitä vahingosta voi pahimmassa tapauksessa aiheutua? Mitä vahingosta normaalisti aiheutuu? Esimerkiksi arkipäiväiseltä ja harmittomalta vaikuttavan kaatumisen seuraukset voivat olla hyvinkin vakavat. Toisaalta pienikin hoitamaton maksuhäiriö voi pahimmillaan johtaa vuosien luotonsaantiongelmiin.

Mihin kaikkeen vahinko vaikuttaa? Miten monia ihmisiä, töitä, koneita, asiakkaita tai esimerkiksi tuote-eriä vahinko ja sen seuraukset koskevat? Mihin kaikkeen vahinko voi vaikuttaa?

Mitkä ovat vahingon välilliset seuraukset? Välilliset seuraukset voivat olla usein paljon suuremmat kuin välittömästi seuraava vahinko. Esimerkiksi tietokoneen hajoaminen on vain tuhansien markkojen vahinko, mutta sen seurauksena voi mm. tilausten hoito keskeytyä.

Torjuntatoimenpiteiden kiireellisyys

Kaikkia riskejä ei voi poistaa. Riskienhallintatoimenpiteet on syytä aloittaa suurimmiksi arvioiduista riskeistä ja ulottaa niin laajalle kuin mahdollista. Riskienhallintaankin liittyy aina pohdintaa toiminnan kannattavuudesta. Kuinka paljon vakuuttamiseen ja erilaisiin vahingontorjuntatoimenpiteisiin voidaan taloudellisesti panostaa? Pk-yrittäjänä joudut arvioimaan yrityksen riskikustannuksia kokonaisuutena – mitä riskienhallinta maksaa ja millaista hyötyä riskienhallinnalla voidaan saavuttaa.

Voit hallita tunnistettuja riskejä monilla keinoilla. Pyri ensisijaisesti estämään vahingon syntyminen tai vähentämään sen seurauksia. Toimenpiteiden tarve riippuu riskin suuruudesta. Mitä suurempi riski, sitä tärkeämpää on pienentää sitä nopeasti ja tehokkaasti. Usein on järkevää selvittää erilaisia vaihtoehtoja riskin pienentämiseksi, eikä suin päin rynnätä toteuttamaan ensimmäisenä mieleen tullutta ideaa. Tehokkain tapa toimia ei välttämättä ole kallein! Siihen, mitä riskejä aletaan torjua, ja millä keinoilla, vaikuttaa riskin suuuruuden lisäksi mm. toimenpiteen kustannus/hyöty -suhde, toimenpiteen toteuttamisen helppous, toimenpiteen aiheuttamat välittömät ja välilliset seuraukset ja toimenpiteen aikataulu.

Tunnistettujen riskien hallintakeinoja

Tunnistettuja riskejä voidaan hallita monilla keinoilla. Ensisijaisesti on pyrittävä estämään vahinkojen syntyminen tai vähentämään niiden seurauksia. Tarvittavat toimenpiteet riippuvat riskin suuruudesta.

Tyypillisiä tapoja riskien hallitsemiseksi

Riskejä ennalta ehkäiseviä toimenpiteitä kutsutaan vahingontorjunnaksi. Seuraavaan taulukkoon on koottu tyypillisiä tapoja riskien hallintaan.

Riskien torjuntaperiaatteita

Estä vahingot ja vähennä seurauksia

Tunnistettuja riskejä voidaan hallita monilla keinoilla. Ensisijaisesti on pyrittävä estämään vahinkojen syntyminen tai vähentämään niiden seurauksia. Tarvittavat toimenpiteet riippuvat riskin suuruudesta.

• Riskeissä jotka toteutuvat inhimillisen virheen vuoksi, on yleensä syynä huono työpaikan tai työvälineiden suunnittelu. Virheitä sattuu kaikille, eikä niitä voi käskemällä estää.
• Vahingoissa on usein kyse tapahtumaketjusta. Parasta on vaikuttaa ketjun alkupäähän eli poistaa häiriöiden syy.
• Riskit on torjuttava ennakolta. Kun suunnitellaan uutta, riskit tulee ottaa huomioon jo esimerkiksi tehdasrakennuksen suunnittelussa. Puutteiden korjaaminen myöhemmin on aina kallista ja vaivalloista.
• Vahingontorjuntatoimilla voidaan vaikuttaa sekä vahingon suuruuteen että sen todennäköisyyteen.
• Erilaiset ja erisuuruiset riskit edellyttävät erilaisia keinoja. Isot, yrityksen toimintaa uhkaavat riskit on aina syytä vakuuttaa.

Vahinkojen varalta ei voi suojautua täydellisesti. Vahinkoja sattuu ja siksi vakavien ongelmien hoitamiseen pitää varautua ennakolta. Vahingon tapahduttua on liian kiire ja liian myöhäistä miettiä, mitä tilanteessa pitäisi tehdä. On suunniteltava, miten tilanteesta toivutaan ja palataan takaisin arkeen. Vahinkotilanteessakin on kyettävä toimimaan. Tässä ovat erilaiset varajärjestelmät avainasemassa. Vahingoista oppiminen on osa niistä toipumista. Vahingon syyt on hyvä käydä läpi, ja pohtia, miten vastaavat tilanteet torjutaan jatkossa.

Varautuminen nopeuttaa toimintaa

Mitä jos pahin tai ainakin onnettomuus tapahtuu? Oletko miettinyt miten silloin toimitaan, kun on pakko toimia nopeasti ja niin ettei lisävahinkoja enää synny. Tässä miettimisen aihetta.

• Onko yrityksessä ensiaputaitoa tapaturman varalta? Osataanko apu hälyttää tai hakea paikalle? Pidetäänkö ensiapuvälineet kunnossa?
• Miten toimitaan, jos tulipalo syttyy? Meneekö hälytys palokuntaan automaattisesti? Onko yrityksellä oma alkusammutuskalusto ja osataanko sitä käyttää?
• Miten asiakkaat tavoitetaan jos kelvoton erä tuotteita on päässyt markkinoille? Miten heille tiedotetaan asiasta ilman, että yrityksen maine pilaantuu? Miten turvataan, että asiakkaan toiminta ei keskeydy? Miten heille aiheutuneet vahingot korvataan?
• Miten toimitaan, kun tietokonevirus pääsee iskemään? Virheellinen korjaustoimenpide voi olla vaarallisempi kuin itse virus. Miten selvitetään sattuneet vahingot? Mistä löydetään korvaavat tiedostot pilaantuneiden tilalle? Miten uuden viruksen uhasta tiedotetaan henkilöstölle?
• Miten toimitaan, jos yrityksesi lähettää vahingossa saastuneen tiedoston suurelle joukolle asiakkaita?
• Miten asiakkaille ilmoitetaan, jos yrityksen WWW-palvelu tai sähköposti joudutaan sulkemaan laitteiston tai ohjelmistovikojen vuoksi?
• Millaiset suunnitelmat yrityksellä on toiminnan nopeasta käynnistämisestä toisissa tiloissa, jos toimitiloissa tapahtuu vesivahinko tai tulipalo?
• Onko ympäristövahingon varalle suunniteltu toimintamallit, tiedotuskanavat ja vastuut?
• Miten toimitaan asiakasrekisterin kadotessa?
• Miten yrityksessä toimitaan, jos kulunvalvontajärjestelmä menee epäkuntoon eikä henkilöstö pääse työpaikalle?
• Mitä tapahtuu kun yrityksen tuotteiden valmistuksessa käytettävä erikoislaite menee rikki ja sen varaosia löytyy vain ulkomailta?
• Mitä yrityksessä tapahtuu, jos sihteeri sairastuu, eikä kukaan osaa avata tilausrekisteriä?
• Miten korjataan iltapäivälehdessä olevan yritystä koskeva väärä uutinen?

Toiminta vahingon sattuessa

Vakuuttaminen on tärkeätä

Täydellinen suojautuminen vahinkojen varalta ei ole mahdollista. Monien riskien osalta vahinkojen taloudellisia seurauksia voidaan kuitenkin jakaa vakuuttamalla. Vakuuttaminen on mielekästä, kun riski on liian suuri yrityksen yksin kannettavaksi eikä riskiä kyetä muilla keinoilla vähentämään riittävästi. Työntekijöiden tapaturma- ja työeläkevakuutukset ovat lakisääteisiä. Lakisääteisten vakuutusten ohella tarvitaan vapaaehtoisia vakuutuksia.

Kaikkia riskejä ei kannata vakuuttaa. Kun riski on vähäinen, yritys voi tietoisesti jättää sen omalle vastuulleen. Pieni ilkivalta on hyvä esimerkki vähäisestä riskistä. Sensijaan lähes kaikki yritykset hankkivat esimerkiksi tapaturma- ja palovakuutukset. Muita pk-yrityksen suojaamiseksi tarvittavia vakuutuksia ovat esimerkiksi vastuu-, keskeytys- ja kuljetusvakuutukset.

Vakuuttaminen ei estä vahinkojen syntymistä, mutta vakuutuskorvaus ja vakuutukseen liittyvät palvelut tasoittavat tietä kriisivaiheen yli.

Vakuutusvinkkejä

• Selvitä riskit ennen vakuuttamista!
• Yritä poistaa riskejä ja vähentää niiden seurauksia ennen vakuuttamista
• Huolehdi, että vakuutusturva räätälöidään oman yrityksesi tarpeita vastaavaksi
• Varo alivakuutuksesta koituvia vaaroja!
• Hyödynnä edullisia yhdistelmävakuutuksia omaisuus-, vastuu- ja keskeytysriskien varalle. Erikseen ostettuina ne ovat yleensä kalliimpia
• Kilpailuta vakuutusyhtiöitä
• Toimi kuitenkin pitkäjänteisesti. Alinomaisesta yhtiön vaihtamisesta koituu harvoin merkittävää etua
• Vakuutusasioita kannattaa puntaroida muulloinkin kuin sopimuksia uusittaessa. Esimerkiksi projekteja aloitettaessa, merkittäviä muutoksia tehtäessä tai suunniteltaessa jotain uutta
• Vakuutusyhtiöiden tietotaitoa kannattaa hyödyntää! Tutustu palveluihin ja käytä niitä
• Muista henkilökohtainen vakuutusturvasi sekä työssä että vapaa-aikana. Lisäeläkevakuutusta kannattaa harkita