Projektiriskit
Monien yritysten toiminta on projektiluonteista. Projektien riskit ovat usein vaikeasti hallittavissa ja liian moni projekti epäonnistuu. Projektin onnistumista voidaan edesauttaa hyvällä suunnittelulla ja riskienhallinnalla.
Projekti on aina riskialtis! Projekti on kertaluonteinen hanke, jolla on tavoite, aikataulu ja budjetti sekä vastuullinen johto ja henkilöstö.
Projekteja on kahta perustyyppiä:- Toimitusprojekti, jossa asiakkaalle luvataan esimerkiksi laite tai palvelu tiettynä ajankohtana ja tietyillä ehdoilla.
- Kehittelyprojekti, jossa kehitetään esimerkiksi uusi laite omaan käyttöön
Pk-yrityksissä nämä projektityypit usein yhdistyvät. Tyypillisessä projektissa pitää tehdä ensin hieman kehittelytyötä tai räätälöintiä, jotta asiakkaan toivoma tuote tai palvelu voidaan toimittaa.
Projektit ovat vaikeita ja riskialttiita, koska kerta-luonteisuutensa vuoksi niissä on lähes kaikki uutta, esimerkiksi uusi työryhmä, uusi asiakas tai uusi tuote. Lisäksi aikaa ja rahaa on usein vähän!
Projektit ovat myös alttiita häiriöille, sillä monissa yrityksessä on yleensä meneillään useita projekteja, jotka kilpailevat keskenään tärkeydestä ja resursseista - ja pahimmillaan häiritsevät toisiaan.
Liiallinen optimismi ja lupaukset, joita ei kyetä pitämään, ovat usein projektien epäonnistumisen syy.
Projektiriskien hallinnan periaatteet
Projektien riskienhallinnan lähtökohta on projektiin liittyvien riskien tunnistaminen.
Seuraavassa on käyty läpi projektien pahimpia sudenkuoppia. Riskit vaihtelevat projekteittain, joten ne täytyy miettiä kunkin projektin osalta erikseen. Kannattaisiko pyytää ulkopuolista asiantuntijaa mukaan riskien arviointiin?
- Asiakkaan tarpeiden selvittäminen
Mitä asiakas todella haluaa? Mikä on hänelle tärkeintä? Aina ei ole selvää, kuka on todellinen asiakas. Pitkän ja lyhyen tähtäimen riskien kannalta on kaikki osapuolet otettava huomioon.
- Realistiset lupaukset ja sopimukset
Projektit kaatuvat usein liialliseen optimismiin. Esimerkiksi vuoden mittainen hanke luvataan toimittaa kuudessa kuukaudessa. Kyetäänkö asiakkaan tarpeisiin vastaamaan? Tuntevatko myyjät yrityksen tuotteiden todelliset ominaisuudet tai niiden realistiset kehittämismahdollisuudet?
Sopimusten laadintaan kannattaa panostaa. Ongelmatilanteissa ratkaisee se, mitä on allekirjoitettu sopimuksessa. Jos sopimusta ei ole tehty, yritysten välisen kaupan ongelmat ratkaistaan kauppalain perusteella. Kauppalain virhevastuu on usein ankara toimittajalle, jona pk-yritys projektissa tavallisesti toimii. Sopimus kannattaa siis aina tehdä ja toimittajan tulee huolehtia siitä, että projektin vastuut ja velvoitteet ovat järkevässä taloudellisessa tasapainossa.
Toimittajan vastuuta kohtuullistavat sopimusehdot voivat joskus olla jopa vakuutuksen saamisen ehtona.
- Rahoitus
Riittääkö yrityksen talous hankkeen rahoittamiseen? Turvaako sovittu maksatusaikataulu oman maksuvalmiuden projektia toteutettaessa? Millainen riski liittyy lainanottoon? Saadaanko sijoitetulle rahalle riittävä tuotto? Onko tilaajan luottokelpoisuus selvitetty?