Sopimus- ja vastuuriskit

Sopimus- ja vastuuriskien hallinta lähtee liikkeelle riskien tunnistamisesta. Tunnistamisessa voidaan käyttää sopimusriskikarttaa, josta saa nopeasti karkean kuvan sopimisen ja sopimusten pääasioista. Kartta käsittää kuusi pääotsaketta, joista kukin on jaettu edelleen alaotsakkeisiin.

Kuvassa yksinkertainen versio sopimusriskikartasta. Sen tarkistuslistaversiossa on kaikkien teemojen alla joukko kysymyksiä. Sopimusriskien tarkastelu aloitetaan käymällä läpi kartan osiot ja miettimällä, koskevatko ne omaa yritystä. Kartan avulla saadaan karkea kuva sopimusten kehittämistarpeista ja mahdollisista ongelmista.

Ongelmallisiksi koetut asiat rastitetaan karttaan merkiksi tarkempaa tarkastelua varten. Sopimuskartan luokkia käsitellään tarkemmin muilla sivuilla sekä useissa tarkistuslistoissa, joilla tehdään osa-aluekohtainen riskien tunnistaminen.

Sopimuksiin ja sopimiseen voi liittyä monia hankalia kysymyksiä ja ristiriitatilanteita. Käy läpi seuraavat tyypilliset pk-yritysten sopimusongelmat. Tunnistatko niistä oman yrityksesi?

• Suuri osa sopimuksista tehdään edelleen suullisesti
• Yrityksestä ei löydy riittävää sopimusosaamista
• Yrityksellä ei ole varaa asiantuntija-apuun
• Yrityksellä ei ole aikaa tehdä sopimuksia
• Sopimuksen osapuolet eivät käy selvästi ilmi sopimusehdoista
• Sopimuskumppanien tietoja ei ole yksilöity riittävän selvästi
• Sopimuskumppanit tulkitsevat sovitun asian eri tavalla
• Keskeisistä asioista sovitaan epäselvästi tai ne jäävät kokonaan sopimatta
• Sopimuskumppani ei noudata maksuehtoja
• Toimitusten viivästymiseen ei ole varauduttu
• Toimituksen virheellisyyden seuraamuksia ei ole määritetty
• Sopimuksen kohteesta aiheutuu vahinkoa ostajalle tai ulkopuoliselle osapuolelle, mutta vastuita ei ole määritelty
• Sopimuskumppanit tulkitsevat vastuunjaon eri tavalla
• Sopimuskumppani vaatii sopimukseen vedoten kohtuuttomia taloudellisia etuja
• Yritystä itseään suuremmat kauppakumppanit eivät suostu neuvottelemaan sopimuksen ehdoista
• Ulkomaisen kumppanin kanssa tehty sopimus aiheuttaa ongelmia
• Työsopimuksesta aiheutuu ongelmia
• Oman alan yleisiä sopimusehtoja ei tunneta
• Yrityksessä käytetään vanhoja sopimusmalleja, joiden päivittämisestä ei ole huolehdittu
• Sopimusehtoja ei tunneta riittävän hyvin tai käytetään vanhentuneita ehtoja
• Sopimusehtoja ei ole liitetty sopimukseen oikein

Muista sopimusvapauden periaate. Sinulla on vapaus valita

• Sovitaanko vai ei
• Kenen kanssa sovitaan
• Mistä sovitaan
• Missä muodossa sovitaan

Kauppalain säännökset eivät ole pakottavia, vaan sopijat voivat aina täsmentää niitä keskinäisillä sopimuksilla. Hyvästä sopimuksesta saa helposti selvitettyä sopimisen tarkoituksen, sopijoiden tehtävät, oikeudet, vastuut jne. Sopimus on hyvä tarkistuslista sekä sopimuskumppaneille että ulkopuolisille, jos sovittua asiaa halutaan myöhemmin tarkistaa tai selvittää. Käy läpi seuraavat periaatteet, joiden noudattaminen auttaa vähentämään sopimuksiin liittyviä riskejä.

• Selvitä, mistä ja miksi olet sopimassa

  Selvennä aina miksi sopimus laaditaan ja mihin sillä pyritään.

• Muista, että sopimus on sitova.

  Sopimus sitoo sopimuksen osapuolia, eli sitä on noudatettava. Tarkasta sopimus kohta kohdalta, ennen kuin sitoudut.

• Hahmota sopimus kokonaisuutena

  Selvitä sopimusehtojen, tarkistuslistojen jne. avulla, mitkä kaikki asiat sopimuksessa on huomioitava. Sovi kirjallisesti aina kun on mahdollista.

• Määrittele sopimusrikkomusten seuraamukset

  Mitä tapahtuu, ellei sopimuskumppani täytä sopimuksen mukaisia tehtäviään ja velvoitteitaan? Selvitä mm. virheen ja viivästyksen seuraamukset.

• Varmista sopimuskumppaneiden luotettavuus

  Tarkista aina sopimuskumppanin luotettavuus ja varmista yhteisymmärrys. Selvitä luottotiedot äläkä ryhdy yhteistyöhön epämääräiseltä tuntuvan kauppakumppanin kanssa. Kaupparekisteriotteesta saat selville kenellä on virallinen oikeus tehdä sopimuksia yrityksen puolesta.

• Määrittele tarkkaan sopimuskumppaneiden tehtävät, oikeudet ja vastuut

  Yksilöi osapuolten tehtävät, vastuut, oikeudet ja velvollisuudet, maksettavat kustannukset, vastuunrajoitukset jne.

• Määrittele sopimussakko selkeästi

  Varmista sopimussakon määrän järkevyys suhteessa kauppahintaan ja se, ettei sakko ylitä yrityksen resursseja. Varmista, ettet sitoudu sopimussakon lisäksi muihin seuraamuksiin.

• Selvitä ristiriitojen ratkaisutavat

  Helpointa on ratkaista epäselvyydet osapuolten välisillä neuvotteluilla. Epäselvissä tapauksissa voit tarvita konsultin tai lakimiehen apua. Selvästi ristiriitaiset tilanteet voidaan joutua ratkaisemaan oikeusteitse (oikeudenkäynti, välimiesmenettely). Varmista, että sopimuksessa on käytetty tarkoituksenmukaisia sopimusehtoja.

  Kauppalaista poiketen voit aina sopia sopimuskumppanisi kanssa toisin. Yleensä kannattaa käyttää sopijoiden yhdessä hyväksymiä yleisiä tai yksilöllisiä sopimusehtoja.

• Ole realistinen, älä lupaa liikoja

  Laadi sopimukset yrityksen taloudellisen toimintakyvyn ja resurssien puitteissa. Älä sitoudu resurssisi ylittäviin lupauksiin!

• Ilmaise asiat sopimuksissa selkeästi

  Käytä yksiselitteistä, johdonmukaista kieltä, jolla vältät tulkintavaikeudet. Ulkopuolisenkin on ymmärrettävä sopimus oikein.

• Varmista toimitusehtojen, maksutavan jne. yhdenmukaisuus

  Sopimukseen kirjatut asiat eivät saa olla keskenään ristiriidassa; esim. toimitusehtojen, kuljetus- ja maksutavan jne. on sovittava yhteen. Kiinnitä huomiota liitteiden ja asiakirjojen pätevyysjärjestykseen.

• Jaa vastuut tasapuolisesti ja tietoisesti

  Varmista, että tiedät vastuusi. Älä sitoudu kohtuuttomiin vastuisiin tai ehtoihin, vaan käytä mahdollisuuksien mukaan vastuunrajoituslausekkeita.

  Varmista, että sopimuskumppanit ymmärtävät sopimuksen samalla tavalla.

  Varmista, että käytetyt sopimusehdot jne. ovat molemmille tuttuja ja että molemmat ovat voineet tutustua niihin ennakolta.

• Käytä tarvittaessa asiantuntijan apua

  Älä epäröi turvautua esim. konsultin tai lakimiehen apuun. Kun on kyse vaikeista sopimuksista, tärkeistä kaupoista jne., Hyvin tehty sopimus maksaa itsensä takaisin.

• Tutustu kaupankäyntiin liittyviin lakeihin

  Tutustu yritystoimintaan liittyviin lakeihin kuten kauppalakeihin. Ellet ole tehnyt muuta sopimusta, sovelletaan kauppojen tulkintaan yleensä näitä säännöksiltään myyjäpuolelle varsin ankaria lakeja.

• Perehdy toimialasi ja yhteistyöyritystesi kauppatapoihin ja käytäntöihin

  Tutustu huolella toimialasi käytäntöihin ja noudata hyvää kauppatapaa.

Sopimusten tekeminen kuuluu olennaisesti liiketoimintaa harjoittavan yrityksen arkeen. Sopimisen muoto ja tarkoituksenmukaisin sopimustyyppi riippuu tilanteesta, eli yritykset tekevät erilaisia sopimuksia mm. sopimuskumppanin, sopimusajan pituuden jne. mukaan. Yleisimpiä ovat normaaliin kaupankäyntiin liittyvät, päivittäiset osto- ja myyntisopimukset, joihin tämä osiokin pääosin keskittyy.

Sopimuksia voidaan jaotella mm. seuraavin perustein:
Yksipuolinen tahdonilmaisu - Kaksipuolinen tahdonilmaisu. Kaksipuolinen tahdonilmaisu on sopimisen edellytys, eli yksipuolisia tahdonilmaisuja ja ilmoituksia ei pidetä sopimuksina.

Yritysten väliset kauppa- ja liikesopimukset - Yritysten ja kuluttajien väliset sopimukset. Kauppasopimukset ovat yritysten tyypillisimpiä sopimuksia, joissa osapuolet ovat yleensä tasavertaisessa asemassa ja riskitkin ovat hyväksyttäviä. Kuluttajien kanssa tehdyt sopimukset sen sijaan suojaavat aina heikompaa osapuolta. Kuluttajansuojalainsäädäntö on pakottavaa lakia kuluttajan edun turvaamiseksi, eikä siitä voida sopimuksilla poiketa.

Kertaluontoiset sopimukset - Kestosopimukset. Tyypillisiä yksittäisiä, kertaluontoisia sopimuksia ovat tavalliset irtaimen tavaran kaupat eli ostaminen ja myyminen. Kestosopimuksissa osapuolten välinen sopimussuhde on pitkäkestoisempi ja esim. jatkuvaan yhteistyöhön pohjautuva. Esimerkkeinä pitkäkestoiset lisenssisopimukset, yhteistyösopimukset jne.

Yleisin sopimusehdoin - Yksilöllisin sopimusehdoin tehdyt sopimukset. Yritys voi sopimuksissaan käyttää omia tai toimialansa vakioehtoja. (ks. "Yleiset sopimusehdot" -tietokortti). Yksilöllisin sopimusehdoin tehdyt sopimukset puolestaan perustuvat sopijapuolten keskinäisiin neuvotteluihin.

Esisopimus- Aiesopimus. Esisopimuksella sitoudutaan tekemään sopimus myöhemmin. Usein "pantiksi" maksetaan käsiraha, jolla sitoutuminen varmistetaan. Esisopimus sitoo osapuolia samoin kuin varsinainenkin sopimus, ellei siihen ole tehty varauksia. Esisopimus voidaan tehdä esim. silloin, kun työt on aloitettava, vaikka kaikkia yksityiskohtia ei ole vielä saatu selvitettyä. Aiesopimus on esisopimusta epämääräisempi. Se saattaa edeltää varsinaista sopimusta, mutta ei yleensä ole sitova.

Sopimusneuvottelut eivät vielä sido sopijapuolia. Vasta molempien sopijapuolten hyväksyttyä neuvotellut asiat, sopimus katsotaan syntyneeksi. Sopimukseen kannattaa pyrkiä mahdollisimman nopeasti, koska neuvottelujen pidentyessä riskit usein lisääntyvät.

Normaaliin yritystoimintaan kuuluu kauppojen tekeminen; ostaminen ja myyminen. Kauppasopimusten lisäksi toimintaan liittyy jatkuvaluontoisempia kestosopimuksia, joista on seuraavassa lueteltu esimerkkejä.

Vakuutussopimukset kannattaa hoitaa kuntoon vahinkojen varalta. Tee vakuutuskatselmus säännöllisesti oman vakuutusyhtiösi edustajan kanssa.

Vuokrasopimus. Koska toimitilojen, tehdashallien jne. ostaminen ei aina ole pk-yritysten resursseilla mahdollista, tarvittavat tilat hankitaan usein vuokraamalla.

Sopimus takuuehdoista. Takuu ei ole lain mukaan pakollinen, mutta usein se kuuluu hyvään kaupankäyntitapaan. Vaikkei takuuta annettaisi, yritys ei vapaudu vastuusta kaupan kohteen aiheuttaessa vahinkoa.

Kuljetus- ja huolintaliikkeiden kanssa tehtävissä kuljetussopimuksissa sovitaan mm. siitä, kenen vastuulla myyty tuote kuljetuksen aikana on ja milloin vastuu siirtyy myyjältä ostajalle.

Alihankintasopimus. Sopimusriskit vaikuttavat usein keskeisesti alihankintayritysten menestykseen, joten tarkkaan harkitun sopimuspolitiikan noudattaminen kannattaa. Tuotevastuulain mukaan vahinkotilanteessa sekä alihankkija että lopputuotteen valmistaja ovat yhteisvastuussa vahingon kärsineelle. Vastuiden ja velvoitteiden tulisi aina olla tasapainossa. Ks. Yleiset alihankintaehdot (MET 96).

Työntekijöiden kanssa on syytä tehdä kirjallinen työsopimus. Suullisestakin sopimuksesta annetaan työntekijälle 2 kk:n sisällä kirjallinen selvitys työsuhteen keskeisistä ehdoista. Työsopimus laaditaan joko toistaiseksi tai määräaikaiseksi. Työehtosopimuksista lisätietoja antavat esim. työsuojelupiirit ja työ- ja elinkeinokeskukset. Ks. myös henkilöriski -kansion työsuhderiskit -kortti

Leasingsopimuksella voidaan hankkia esim. koneita ja laitteita ilman, että yrityksen tarvitsee sitoa kerralla suurta pääomaa. Leasingsopimuksista voidaan erottaa rahoitusleasing ja käyttöleasing.

Rahoitussopimus. Vientiä harjoittavalle yritykselle rahoitusvaihtoehtoja ovat mm. kansainväliset vientiluotto- ja vientitakuujärjestelmät, remburssit jne. Lisätietoja saat pankeista ja muista luottolaitoksista.

Franchising-sopimukset voivat olla hyvinkin monimutkaisia, joten käy ne tarkkaan läpi.

Yhteistyösopimus. Selvitä tarkkaan, miten omistussuhteet, tehtävät, panostukset, valta, tulokset jne. jakautuvat.

Osakassopimus. Pienyrityksissä voi olla vain muutama osakas, jolloin vastuiden selvittäminen on erittäin tärkeää. Osakassopimus on syytä tehdä kirjallisena, vaikka kyse olisi esim. perheyrityksestä. Ristiriitojen välttämiseksi kannattaa kaihtaa 50-50% omistussuhteita. Selvitä aina, mitä kunkin osakkaan vastuulle kuuluu ja kuka viime kädessä tekee päätökset.

Salassapitosopimuksen tarkoitus on estää luottamuksellisten tietojen (liikesalaisuudet, liikeideat, patentit jne.) luvaton siirtyminen ulkopuoliselle. Usein pääsopimukseen sisällytetään salassapitolauseke, joka korvaa varsinaisen erillisen salassapitosopimuksen.

Kauppaedustaja-/agenttisopimus. Agentti toimii päämiehen nimissä ja tämän lukuun joko välittäen päämiehelle tilauksia tai tehden kauppoja päämiestä sitovasti. Lopullinen kauppa solmitaan asiakkaan ja päämiehen välillä, eli agentti itse ei tule toimituksen osapuoleksi. Kiinnitä huomiota agentin valtuuksiin, vastuisiin, oikeuksiin, salassapitovelvoitteeseen jne.

Jälleenmyyntisopimus muodostaa jälleenmyyjän ja päämiehen välille pysyvän edustus- ja toimitussuhteen. Jälleenmyyjä toimii omissa nimissään, omaan lukuunsa. Sopimusalueen myynti kulkee jälleenmyyjän kautta eikä päämies ole suorassa yhteydessä asiakkaisiin. Määrittele jälleenmyyjän ja päämiehen oikeudet, velvollisuudet, toimitussuhteen ehdot, salassapitovelvollisuus jne.

Sopimus vuokratyövoiman käytöstä. Vuokratyövoimaa on saatavilla mm. erilaisten rekrytointipalvelujen kautta.

Konsulttisopimus on lähinnä suunnittelusopimus, jonka kohteena voi olla toteutettava suunnittelu, tutkimustehtävä tms. Yleisesti käytettyjä konsulttisopimusten malli- ja vakiosopimuksia ovat mm. Ruotsin Konsulttiyhdistyksen ja FIDIC:n mallisopimukset.

Urakka- ja aliurakkasopimukset on selvitettävä tapauskohtaisesti. Älä luota liikaa valmiisiin vakioehtoihin, vaan tarkista mitä täsmennyksiä tai lisäyksiä kannattaa kunkin sopimuksen kohdalla huomioida.

Lisenssisopimukseen kannattaa määritellä ainakin lisenssin kohde, käyttöoikeuden laajuus, maksut, lisenssialue sekä lisenssin laji eli onko lisenssi yksinomainen, jaettu vai ainoana toiselle myönnetty.

Mitä pitkäkestoisia sopimuksia yrityksessäsi käytetään ja ovatko sopimukset kunnossa? Pitäisikö jotkut sopimuksista tarkastaa, päivittää jne.

Yrityksillä on lukuisa joukko sidosryhmiä ja kauppakumppaneita, joiden kanssa solmitaan sopimuksia. Jokaisen sopimuskumppanin kanssa on otettava huomioon eri asioita ja käytettävä mahdollisesti erilaisia sopimusehtoja.

Arvioi sopimuskumppaneitasi ja heidän kanssaan tekemiäsi sopimuksia.

• Raaka-aineen toimittajat
• Puolivalmisteen toimittajat
• Alihankkijat
• Kuljettajat
• Tukkukauppiaat
• Vähittäiskauppiaat
• Huolitsijat/huolintaliikkeet
• Asiakkaat/loppukäyttäjät
• Yhteistyökumppanit
• Urakoitsijat/ aliurakoitsijat
• Kauppaedustajat /agentit
• Työntekijät
• Vakuutusyhtiöt
• Pankit /rahoittajat
• Osakkaat
• Henkilöstö
• Muut

Sopimusvapauden perusteella sopijat voivat vapaasti päättää, missä muodossa sopimus tehdään. Kirjallinen sopimus on yleensä paras vaihtoehto. Sopimus voi kuitenkin syntyä myös ilman kirjallista sopimusasiakirjaa esimerkiksi suullisesti tai hiljaisesti. Selvitä, miten eri tavoin yrityksesi kaupat ja sopimukset syntyvät. Onko sopimusten tekemiseen jatkossa syytä panostaa enemmän? Vertaa seuraavia kauppasopimusten syntytapoja oman yrityksesi sopimistapoihin.

Kirjallinen sopimus. Suositeltavinta on tehdä kirjallinen sopimus, jossa määritellään mm. sopimusehdot, sopijoiden tehtävät, oikeudet ja vastuut. Epäselvyyksien välttämiseksi jokaisen sopimussivun ja liitteet voi allekirjoittaa erikseen. Tutunkin sopimuskumppanin kanssa erimielisyydet ovat mahdollisia. Kirjallinen sopimus pienentää riskejä ja tulkintavirheitä.

Tarjous-tilaus-tilausvahvistus. Sopimus voi syntyä ilman yhtä varsinaista "sopimuspaperia" perustuen tarjoukseen ja sen hyväksymiseen. Sopiminen voi sisältää tarjouspyynnön, tarjouksen, tilauksen ja tilausvahvistuksen. Tarkista, missä vaiheessa ja millä ehdoilla sopimus lopulta syntyy. Varmista, että tarjouksen ja tilauksen ehdot ovat samanlaiset eikä vastapuoli ole tehnyt niihin muutoksia. Säilytä kaikki sopimiseen liittyneet paperit tarjouspyynnöistä laskuihin saakka, jotta voit myöhemmin tarkistaa sovitut asiat. Jälkimmäinen asiakirja on yleensä pätevin.

Suullinen sopimus. "Kättä päälle! -sopimus ei ole suositeltava vaihtoehto, koska epäselvissä tapauksissa sovitun todistaminen on usein vaikeaa. Rutiiniasioita voidaan joskus sopia suullisesti, mutta tällöinkin selkeä sopimuksen läpikäyminen on turhien riskien välttämiseksi tärkeää.

Hiljainen sopimus voi syntyä toiminnan perusteella vakiintuneen käytännön mukaan esimerkiksi silloin, kun ostaja alkaa käyttää toimitettua tuotetta ilman erillistä sopimusta tai asiakas jatkaa kuukausimaksujen maksamista ilman varsinaista sopimista. Epäselvissä tilanteissa voidaan joutua turvautumaan ulkopuoliseen ratkaisijaan, joka viime kädessä päättelee, mitä on sovittu.

Muistio. Sopimuksena voidaan pitää myös sopimusneuvotteluista laadittua muistiota. Neuvottelun kulusta yksityiskohtaisesti laaditusta muistiosta sovitut asiat löytyvät helposti. Muistio voi toimia myös kirjallisen sopimuksen pohjana.

Sopimusneuvottelujen tuloksena syntynyt sopimus. Sopimukseen pääseminen voi vaatia pitkällisiä neuvotteluja, joissa selvennetään täsmentämistä vaativia kohtia. Sopijoiden yhteisymmärrys syntyy näin vähitellen, keskinäisenä kompromissina. Neuvottelujen kuluessa voidaan vaikeiden kysymysten ratkaisemiseksi tarvita asiantuntijan, esim. juristin apua.

Vuosisopimukset. Kauppasopimukset eivät aina ole kertaluonteisia. Kaupankäynti voi perustua jatkuvuuteen ja pitkäaikaiseen yhteistyöhön, jolloin sopimuskumppanit voivat tehdä esim. vuosisopimuksia.

Määrämuotoiset sopimukset. Tietyt sopimukset, kuten vekseli, velkakirja ja avioehto edellyttävät kirjallista sopimista. Joihinkin kirjallisiin sopimuksiin, esim. testamenttiin vaaditaan lisäksi todistajat.

Eri vaiheiden yhdistelmänä syntynyt sopimus. Sopiminen ei välttämättä ole yksiselitteistä, vaan sisältää monia vaiheita. Sopiminen voi käsittää esim. tilauksen ja suullisen lupauksen tai hiljaisen hyväksynnän yhdistelmän. Sopiminen alkaa usein myös tarjouspyynnöstä ja siihen annettavasta tarjouksesta. Tämän jälkeen sopimuskumppanit voivat ennen sopimukseen pääsyä käydä vielä hyvinkin laajoja sopimusneuvotteluja. Ks. lisätietoja työkortista "Tarjouksen tarkistuslista"

Sopimusvapaus on sopimisen perusta. Sopimusten tekemiseen liittyvien mahdollisuuksien tarkastelu on hyödyllistä haettaessa riskittömimpiä sopimuskumppaneita ja sopimustyyppejä.

Sopiminen on vapaasti sovittavissa!

Vapaus valita!

• Sovitaanko vai ei
• Kenen kanssa sovitaan
• Mistä sovitaan
• Missä muodossa sovitaan
• Vapaus purkaa sopimus, mutta rajoituksin

Myyjän ja ostajan välinen suhde perustuu sopimusvapauden periaatteelle eli osapuolet voivat yleensä vapaasti sopia sopimisesta, sopimuksen sisällöstä ja kaupan ehdoista. Jokaisella on oikeus päättää tekeekö sopimuksia, kenen kanssa sopimuksia tekee ja millaisin ehdoin sopii. Huomaa kuitenkin muutamat sopimusvapautta rajoittavat lainsäännökset. Keskeinen sopimusriskien hallintakeino on tarkkaan ennakkoon harkita, ketä sopimuskumppaneikseen valitsee sekä mitä ja miten asioita sopimukseen kirjaa. Luotettavat sopimuskumppanit ovat asianmukaisen sopimisen a ja o.

Seuraavassa on eritelty sopimusvapauteen liittyvät vapaudet ja oikeudet.

• Oikeus tehdä sopimuksia. Varmista, että sopimuksen tekijöillä on riittävät valtuudet. Sopimuksia voivat tehdä oikeustoimikelpoiset täysi-ikäiset henkilöt, juridiset henkilöt ja organisaatiot eli esim. osakeyhtiöt, valtio, kommandiittiyhtiöt jne. Osakeyhtiön hallituksella ja nimenkirjoitusoikeuden omaavalla henkilöllä on valtuus sopimuksen allekirjoittamiseen. Avoimessa- ja kommandiittiyhtiössä allekirjoitusoikeus on vastuunalaisilla yhtiömiehillä. Toimitusjohtajalla ei aina ole oikeutta allekirjoittaa "suuria" sopimuksia, vaikka hän voi sopia yleisluontoisemmista kaupoista. Työntekijät voivat joskus asemansa puolesta tai valtakirjalla valtuutettuna tehdä sopimuksia työnantajan puolesta.
• Vapaus päättää tehdäänkö sopimus vai ei. Ketään ei periaatteessa voi pakottaa tekemään sopimuksia vastoin tahtoaan. Sopijoilla on yleensä vapaus päättää, tekevätkö he sopimuksia ja kauppoja vai eivät.
• Vapaus valita sopimuskumppaninsa. Yritys voi valita, kenen kanssa sopimuksia tekee. Useita sopimusristiriitoja voidaan välttää jo sillä, ettei epäluotettavien, epämääräisten kumppanien kanssa ryhdytä yhteistyöhön. Sopimuskumppanien luottotiedot kannattaa tarkistaa ennakolta.
• Poikkeuksena sopimusvapauteen on tietyissä tapauksissa sopimuspakko. Tämä koskee lähinnä yrityksiä, joilla on toimialallaan monopoliasema tai muu siihen rinnastettavissa oleva tilanne (esim. posti, julkinen liikenne jne.). Näiden yritysten on tehtävä sopimus kaikkien tavanomaisiin sopimusehtoihin suostuvien osapuolten kanssa, ellei sopimiseen liity erityisiä riskejä.
• Vapaus päättää sopimuksen sisällöstä. Sopijoilla on vapaus päättää, mitä sopimukseen kirjoitetaan ja mitä asioita sopimus sisältää. Kauppalain säädökset ovat varsin ankaria, mutta niistä voidaan sopijoiden yksimielisellä päätöksellä sopimuksin poiketa. Sopimuskumppanien kannattaa neuvotella keskenään molempia osapuolia mahdollisimman hyvin tyydyttävä sopimus. Sopimuksessa voidaan rajata pois kauppalain ei-toivotut säännökset ja muokata ne osapuolten etuja paremmin palveleviksi. Poikkeuksina ovat pakottavat lait eli mm. kuluttajansuojalaki, jonka säännöistä ei voida poiketa.
• Vapaus päättää, minkä muotoisena sopimus tehdään. Sopimusosapuolet voivat yleensä vapaasti päättää, missä muodossa sopimus tehdään, eli sovitaanko esim. kirjallisesti tai suullisesti. Sopimuksen tulisi olla niin johdonmukainen ja selkeä, että ulkopuolinenkin ymmärtää, mitä on sovittu. Kirjallinen sopimus on yleensä paras vaihtoehto.
• Poikkeuksena muotovapauteen määrämuotoiset sopimukset. Joidenkin sopimusten tärkeyden vuoksi niille on säädetty tietty, yleensä kirjallinen, määrämuoto (esim. vekselit, velkakirjat, jne. avioehtosopimus, testamentti jne. voidaan tehdä vain kirjallisina). Joihinkin kirjallisiin sopimuksiin, kuten testamenttiin vaaditaan lisäksi todistajat.
• Vapaus purkaa sopimus. Sopimuksen päättymisestä kannattaa aina sopia etukäteen, sillä sopimuksen purkamisvapaus on hyvin rajallinen. Periaatteessa sopimus on aina sitova, joten purkamista rajoittavat usein ainakin irtisanomisaika ja mahdolliset vahingonkorvaukset.
• Huomaa sopimusvapautta rajoittavat pakottavat lainsäännökset. Sopimusvapaus ei ole ehdoton. Sopimusvapautta rajoittavat tietyt lait, joiden säännökset on otettava sopimuksia laadittaessa huomioon. Mm. kuluttajansuojalaki ja verolait ovat pakottavaa lakia, joiden säännöksistä ei voida sopimuksilla poiketa.

Hyvän sopimuksen laatiminen vaatii monien asioiden huomioon ottamista. Toimiala- tai yrityskohtaisista vakioehdoista saat käyttökelpoista perustietoa omia sopimuksiasi varten. Vakioehtojen käyttämisestä huolimatta jokainen sopimus kannattaa käydä läpi ja tarkastaa, onko kaikki oleelliset tekijät asianmukaisesti määritelty vai vaatiiko joku asia täsmennystä.

Yhtä valmista, joka tilanteeseen ja joka sopimukseen saumattomasti sopivaa muistilistaa ei ole. Yritysten kannattaa itse kehittää yleisten sopimusehtojen ja oman sopimuspolitiikkansa perusteella tarkoituksenmukainen ja kattava tarkistuslista. Seuraavassa listassa on lueteltu tekijöitä, joita sopimuksiin voidaan ja kannattaa yksilöidä. Muista, että eri asiat korostuvat sopimustyypin, sopimuksen kohteen, sopimuskumppanin, sopimuksen merkittävyyden jne. mukaan.

1. Sopimuksen osapuolet (nimi, paikkakunta jne.)
2. Johdanto: tehtävän, projektin, työvaiheiden tms. yleisesittely
3. Sopimuksen kohde
4. Tilaajan ohjeet / oikeudet / velvollisuudet
5. Toimittajan oikeudet / velvollisuudet
6. Noudatettavat toimintaperiaatteet
7. Vastuut, vastuunrajoitukset
8. Vakuudet
9. Yleiset /yksilölliset sopimusehdot
10. Toimitusaika
11. Muut aikataulut
12. Toimitustapa
13. Hinta
14. Indeksitarkistus
15. Kauppahinta
16. Maksuehdot
17. Verotus
18. Sopimustakaukset
19. Eräpäivä, viivästyskorko
20. Viivästyssakko
21. Lisätyöt
22. Vakuutukset
23. Force majeure - lauseke
24. Sopimuksen muuttamissäännöt
25. Sopimuskieli
26. Sovellettava laki
27. Oikeustiet/ oikeuspaikka
28. Käytetty sopimusasiakirja - asiakirjojen pätevyysjärjestys
29. Liitteet
30. Salassapitolauseke
31. Sopimuksen voimassaoloaika
32. Sopimuksen irtisanominen/purkaminen
33. Takuut
34. Vahingonkorvaus
35. Sopimuksen päiväys
36. Allekirjoitukset
37. Mahdolliset todistajat, valtakirjat jne.
38. Muut, mitkä?

Lait aina taustalla Yksilölliset tai yleiset sopimusehdot Yleiset sopimusehdotSopimus voidaan laatia käyttämällä joko yksilöllisiä tai yleisiä sopimusehtoja. Vakioehdot ovat oikein sovellettuna sopimusten tekoa helpottava väline, mutta keskeiset sopimuskohdat on syytä tarkastaa ja täsmentää tapauskohtaisesti. Tässä kortissa käsitellään vakioehtoihin liittyviä erityiskysymyksiä.Liitä sopimusehdot sopimuksen osaksi

Sopimuskumppaneiden välille syntyy joskus ristiriitaa ja epäselvyyksiä sopimukseen liittyvissä kysymyksissä. Toinen osapuoli ei esim. halua tai pysty täyttämään velvollisuuksiaan tai sopimuksen tarkoituksesta ei enää olla yksimielisiä. Sopimuskumppaneiden kannattaa pyrkiä yhteisymmärrykseen, jotta yhteistyö ja kauppakumppanuus ei riitaisuuksien takia pääty. Seuraavassa listassa luetellaan erimielisyyksien ratkaisuun liittyviä, huomioimisen arvoisia asioita.

• Tee sopimuksia vain luotettavien kauppakumppaneiden kanssa. Selvitä sopimuskumppanien luotettavuus ennakkoon.
• Varmista, että keskeisistä asioista on sovittu yhteisymmärryksessä. Panosta hyvien, luotettavien sopimussuhteiden solmimiseen liikekumppaneiden kanssa. Varmista, että sopimuskumppanit ymmärtävät vastuunsa, oikeutensa jne. samalla tavalla ja keskeisistä asioista pystytään sopimaan yhteisymmärryksessä.
• Varaudu epäselvyyksiin tekemällä selkeitä, kattavia sopimuksia. Kirjaa sopimukseen keskeiset asiat riittävän yksityiskohtaisesti ja selkeästi. Kaikkien osapuolten kannalta on yksinkertaisinta, jos epäselvyydet voidaan ratkaista ensisijaisesti sopimuksen perusteella. Jos sopimusta on muutettu myöhemmin, selvitä minkä version perusteella sopimusta tulkitaan.
• Pyri ratkaisemaan erimielisyydet sopijoiden kesken neuvottelemalla. Aina sopimuskumppanien välisiin ristiriitoihin, epäselvyyksiin tai tulkintaeroihin ei löydy ratkaisua suoraan sopimustekstistä. Edullisin ja yksinkertaisin vaihtoehto on neuvottelu osapuolten kesken. Usein asioista voidaan ja kannattaa sopia ilman kalliita ja monimutkaisia oikeudenkäyntejä.
• Turvaudu neuvotteluissa asiantuntija-apuun. Elleivät asiat keskinäisissä neuvotteluissa ratkea, kannattaa turvautua ulkopuoliseen asiantuntija-apuun (esim. sopimuskonsultit, lakimiehet).
• Ellei ristiriita ratkea, selvitä onko oikeudenkäynti ainut vaihtoehto. Jos ristiriita on huomattava eikä sopua löydy, on riidan ratkaisemiseksi joskus turvauduttava oikeudenkäyntiin. Jos osapuolet ovat eri maista, sopijoiden välisissä kysymyksissä sovelletaan myyjämaan oikeutta, el-lei muuta ole sovittu.
• Selvitä tuomioistuin- ja välimiesmenettelyn erot. Valitse riitaisuustapausten selvittämiseksi tarkoituksenmukaisin oikeusmenettelymuoto. Vaihtoehtoina ovat periaatteessa tuomioistuin - ja välimiesmenettely. Välimiesmenettely on nopea ja päätökset ovat heti täytäntöön pantavissa. Se on kuitenkin kallis vaihtoehto, eikä päätöksistä voi valittaa. Tuomioistuinmenettely on halvempi ja usein ainut pk-yritykselle realistinen vaihtoehto. Ongelmana on käsittelyn hitaus.
• Pyri sopimaan oikeuspaikaksi yrityksen kotipaikan alioikeus tai lähimmän suuren kaupungin alioikeus. Käytä hyväksesi mahdollisuutta valita oikeuspaikka.
• Muista, että välimiesmenettely ei prosessin kalleudesta johtuen yleensä ole pk -yrityksille mahdollinen vaihtoehto. Välimieskuluja ei korvata oikeusturvavakuutuksesta, vaan kulut tulevat yrityksen itsensä maksettaviksi. Erimielisyyksiä selvittelevät osapuolet maksavat välimiespalkkiot keskenään.
• Varmista, että yrityksen vakuutukset ovat kunnossa ja tarkasta, mitä oikeudenkäynti- tms. kuluja vakuutuksista voidaan kattaa. Älä luota liikaa oikeusturvavakuutuksen tarjoamaan riskisuojaan.

Ks. lisätietoja työkortista "Sopimussakon tarkistuslista"

Milloin sopimuksen voimassaolo päättyy?

Sopimussuhde voi päättyä joko vapaaehtoisuuteen ja ennalta sovittuun perustuen tai se voi olla yllättävään tilanteeseen kuten sopimusrikkomukseen perustuva. Seuraavassa luettelossa on selvitetty sopimuksen voimassaolon päättymistapoja:

• Sopimus päättyy, kun sopimuksen mukaiset tehtävät on suoritettu.
  Sopimuksessa on sovittu jonkun tehtävän suorittamisesta, tavaran toimittamisesta tms. Sopimus päättyy, kun kyseinen tehtävä on asianmukaisesti suoritettu. Sopimuksen päättyminen ei välttämättä päätä kaikkia velvollisuuksia, vaan esimerkiksi salassapito- tai vahingonkorvausvelvoitteet voivat edelleen jäädä voimaan.
• Määräaikainen sopimus.
  Sopimukseen on voitu määritellä tietty voimassaoloaika joko aikamääräisesti (esim. 6 kk) tai tehtäväkohtaisesti (voimassa, kunnes asia hoidettu). Määräajan voimassaolo lakkaa automaattisesti, eikä edellytä erillisiä irtisanomistoimenpiteitä.
• Toistaiseksi voimassaoleva sopimus.
  Sopimus voidaan tehdä olemaan voimassa toistaiseksi, jolloin sen päättymisen varalta kannattaa ennakolta sopia esim. käytettävästä irtisanomisajasta.
• Sopimus ei ole sitova.
  Esimerkiksi yksityinen lupaus tai yleinen markkinointitoiminto katsotaan ei-sitovaksi tarjoukseksi, eikä voimassaolevaksi sopimukseksi.
• Sopimusrikkomuksen yhteydessä.
  Sopimus voidaan päättää, jos toinen sopimusosapuoli rikkoo sopimusta eikä täytä sovittuja velvollisuuksiaan. Menettelytavat esim. viivästys- ja muiden rikkomusten varalta kannattaa sopia etukäteen (esim. viivästyssakko).
• Sopimuksen muuttaminen yksipuolisesti.
  Sopimus ei ole voimassa, mikäli toinen sopijapuoli muuttaa sopimuksen ehtoja yksipuolisesti ilman sopimuskumppanin hyväksyntää. Sopimuksen muutokset on syytä tehdä kirjallisina ja hyväksytettävä kaikilla sopimusosapuolilla.
• Myöhemmin tehty sopimus syrjäyttää vanhan.
  Jos sopimusta on muutettu yksimielisesti, uusi sopimus syrjäyttää yleensä aiemman tehdyn. Kiinnitä huomiota sopimuksen liitteiden ja muiden asiakirjojen pätevyysjärjestykseen.
• Sopimuksen irtisanominen.
  Sopimusta ei voi yleensä irtisanoa ilman erillistä sopimista. Jos sopimukseen on kirjattu tietty irtisanomisaika tai -päivä, sopimuksen voimassaolo päättyy silloin.
• Sopimuksen raukeaminen.
  Sopimuksen lakkaaminen perustuu esimerkiksi suoritusesteeseen tai sopimusosapuolten passiivisuuteen, jolloin kumpikaan ei toteuta sopimusta osalta osaltaan.
• Sopimuksen purkaminen
  Purkaminen välittömästi ilman erillistä irtisanomisaikaa on mahdollista, jos kyseessä on olennainen sopimusrikkomus. Purkamisen lisäksi kyseeseen voi tulla vahingonkorvaus.
• Osapuolet sopivat sopimuksen päättymisestä.
  Jos kaikki sopijapuolet haluavat yksimielisesti päättää sopimuksen, sen voimassaolo voidaan katsoa päättyneeksi.
• Sopimuskumppani tekee konkurssin tms.
  Sopimuksen alkuperäinen tarkoitus ja edellytys voi muuttua täysin, jos esim. joku sopimuskumppaneista lopettaa toimintansa, tekee konkurssin jne. Tällöin sopimusta ei yleensä ainakaan sellaisenaan ole kohtuullista katsoa voimassaolevaksi.

Sopimuksen laatu punnitaan usein vasta ongelmatilanteissa. Esimerkiksi sopimusrikkomusten ja muiden epäselvien kysymysten yhteydessä ratkaisuja etsitään ensisijaisesti sopimuksesta. Elleivät osapuolet ole velvoitteistaan ja vastuistaan erikseen sopineet tai ovat sopineet niistä puutteellisesti, asian selvittely perustuu myyjälle usein varsin ankariin lain säännöksiin. Järkevän yritystoiminnan mukaista on varautua riskeihin ennakkoon laatimalla tarkkoja sopimuksia, joissa vastuukysymykset selvitetään huolella.

Omaan yritystoimintaan liittyvät vastuut samoin kuin omien resurssien kannalta kohtuulliset vastuun määrät on tunnettava. Vastuita voidaan kohtuullistaa esim. kirjaamalla sopimukseen sopivat vastuunrajoitusehdot tai jakamalla riskejä mahdollisuuksien mukaan vakuutuksilla.

Pk-yritys käy kauppaa ja solmii sopimuksia usein itseään suurempien yritysten kanssa. Suuret yritykset voivat pientä helpommin esim. vaihtaa toimittajaa, joten kaupan käynnin sujuvuuden turvaamiseksi pienet yritykset voivat sitoutua liiankin helposti suurempien vaatimuksiin. Pk-yrityksellä on kuitenkin mahdollisuus vaikuttaa sopimusten sisältöön ja ehtoihin. Sopimisen perustana tulisi aina olla otettujen riskien tasapuolisuus ja osapuolten välinen taloudellinen tasapaino. Käytä aina kun mahdollista omaa vastuutasi kohtuullistavia vastuunrajoitusehtoja!

Muista, että vastuun rajoittaminen on mahdollista!

• Älä koskaan sitoudu kohtuuttomiin ehtoihin
• Selvitä sopimusten vastuunrajoitusehtojen sisältö aina tarkkaan
• Varmista, että korvaus on järkevässä suhteessa kauppahintaan
• Varmista, että sopimuksen vastuut ja velvoitteet ovat tasapainossa
• Liitä vastuunrajoituslausekkeet sopimuksiin selkeästi
• Muista, ettei pakottavista lain säännöksistä voida vastuunrajoituslausekkein poiketa
• Muista, että yllättävästä tai ankarasta ehdosta on informoitava vastapuolta
• Huomaa, ettei vastuunrajoitusehdoilla voi vapautua kaikesta vastuusta
• Muista, että vastuunrajoituslausekkeet eivät sido ulkopuolista vahingonkärsinyttä
• Tarkista, onko myyjän vastuuta välillisistä vahingoista rajoitettu
• Huomaa, ettei vastuuvakuutus veny riskin mukana