Potentiaalisten ongelmien analyysi

Potentiaalisten ongelmien analyysi (POA) on tehokas riskien tunnistusmenetelmä. Tässä tiiviit ohjeet menetelmän käyttämiseen.

Riskien tunnistaminen edellyttää avointa mieltä ja eri ammattiryhmien kokemusten yhdistämistä. Tavallinen keskustelu tai tarkistuslistojen käyttö ei täytä näitä vaatimuksia. Tarvitaan tehokas menetelmä riskien luovaan ideointiin ja käsittelyyn työryhmässä. Potentiaalisten ongelmien analyysi (POA) on koeteltu työväline. POA on kehitetty siellä, missä riskit ovat suurimmat eli suurteollisuudessa. Siksi sen kyky tunnistaa riskejä on hyvä.

1. POA:n valmistelu

Sovitaan kohde tai riskit, joita ollaan tunnistamassa, esimerkiksi tuotanto-osasto tai tietoriskit.

Kootaan POA-tiimi ihmisistä, jotka tietävät tarkastelun kohteesta: työntekijä, työnjohtaja, suunnittelija, riskeistä ja laadusta tietäviä henkilöitä. Kolmesta neljään henkilöä on jo kylliksi. Lisäksi tarvitaan POA:n osaava henkilö vetämään analyysiä. Sitten pitämään tilaisuutta pöydän ääreen!

• Tietäviä ihmisiä eri tehtävistä
• Vetäjä - osaa menetelmän ja on sopivan ulkopuolinen. Johtaja ei aina ole paras vetäjä!
• Sopiva huonetila - kännykkäkielto
• Kopiopaperia ja kyniä
• Aikaa 1-3 tuntia kohteesta yms. riippuen

2. Riskien ideointi aivoriihellä

Palaverin aluksi kerrataan

• Tilaisuuden tavoite: riskien tunnistaminen ja analysointi sekä niiden hallintakeinojen ideointi
• Tarkastelun rajaus: esimerkiksi tietyn osaston, tehtävän, projektin tai riskilajin tarkastelu.

Seuraavaksi vetäjä esittelee riskianalyysin tärkeimmät periaatteet:

• Puhutaan asioista, ei ihmisistä
• Ei syytellä eikä selitellä. Etsitään avoimesti riskejä ja ongelmia sekä keinoja niiden poistamiseksi
• Riskien tunnistaminen on kaikkien yhteinen etu.
• Pohditaan erikoisiakin tilanteita!
• Jokaisen panos on tärkeä. Vain joukko erilaisia ihmisiä tuntee kylliksi erilaisia asioita, erilaisista näkökulmista
• Tunnistamattomia riskejä ei voi hallita.

Ihmisten ajatuksia riskeistä puretaan aivoriihitekniikalla. Myös muita tekniikoita voidaan käyttää. Tavallinen keskustelu ei tässä kuitenkaan riitä!

Vetäjä antaa ryhmälle aihepiiri kerrallaan erilaisia avainsanoja, joista ryhmä ideoi mahdollisia riskejä. Avainsanat ovat vihjeitä, jotka on jaettu "asioihin", joille voi sattua jotain sekä "ilmiöihin ja ongelmiin", joita näille asioille voi sattua. Esimerkiksi "henkilöstöön" liittyen voidaan käyttää seuraavia sanoja:

Kukin osallistuja kirjaa paperille kolme riskiä - tietämiään ongelmia, villejäkin ajatuksia, ilman kritiikkiä - ja sitten paperi annetaan eteenpäin joko vieressä istuvalle tai henkilölle, joka on jo ideoita kirjoitellut. Tämä puolestaan lisää omia ajatuksiaan paperilla jo olevien perään - ja jo paperilla olevista lisää ideoiden. Jos mukana on viisi henkilöä, pöydässä kiertää siis viisi paperiarkkia viiden ihmisen kautta.

Kun ideoita ei enää tule, kierrätys lopetetaan ja otetaan avuksi uusi avainsanajoukko. Vanhat avainsanat jätetään pöydälle, jotta niihin voi haluttaessa palata. Jos ryhmän jäsenillä on mielessään mahdollisia riskejä, jotka eivät liity annettuihin teemoihin ja avainsanoihin, ne saa - ja pitää! - kirjoittaa ylös.

Aivoriihen tuloksena syntyy kokoelma mahdollisia riskejä, joista osa on varmasti mahdottomia, mutta sitä emme vielä tiedä!

Potentiaalisten ongelmien analyysin avainsanalistoja on saatavana kaksi erilaista kokoelmaa:

• Yleinen avainsanaluettelo
• Liikeriskien avainsanaluettelo

Aiheeseen liittyvää materiaalia tulostettavassa muodossa:

• Potentiaalisten ongelmien analyysi -tietokortti

3. Riskien järjestelmällinen arviointi

Analyysin vetäjä kokoaa tunnistetut riskit ja ryhmittelee ne riskin kohteen tai vahingon sattumistilanteen mukaisesti, esimerkiksi valmistusprosessin vaiheiden tai tuotteen markkina-alueiden mukaisesti.

Seuraavaksi aivoriihessä ideoidut riskit käydään keskustellen läpi vetäjän laatiman ryhmittelyn mukaisesti:

• Miksi asia on riski? Onko se todellinen riski?
• Mitkä ovat riskin syyt? Mitä siitä voi seurata?

Samalla yritetään löytää lisää riskejä. Kohteen jäsennys helpottaa tunnistamista, koska nyt voidaan keskittyä yhteen asiaan. Esimerkiksi toimiston riskianalyysissä voitaisiin ottaa omaan tarkasteluunsa tietokoneen käyttö, sihteerin liikkuminen, vieraiden käsittely jne.

Kerro oma käsityksesi asiasta - Muut eivät todennäköisesti tunne sinun työhösi liittyviä riskejä ja ongelmia!

Kun riskeistä keskustellaan, arvioidaan samalla riskien merkittävyyttä. Jatkon kannalta on tärkeätä kyetä arvioimaan riskien vaatimaa toimenpidetarvetta esimerkiksi seuraavan luokittelun perusteella:

• Ei riskiä. Riski on niin pieni, että sillä ei ole merkitystä.
• Riski hallinnassa. Merkittävästä riski, joka on kuitenkin tällä hetkellä hallinnassa.
• Hoidettava kuntoon. Merkittävä riski, joka vaatii lisäselvitystä tai välittömiä toimenpiteitä.

Tässä vaiheessa riskit kirjataan yhteenvetolomakkeelle. Pk-yrityksen riskienhallinta -välinesarjassa on tähän soveltuva Riskienhallintatoimenpiteet -yhteenvetolomake. Lomake voidaan täyttää piirtoheittimellä, jolloin kaikki näkevät, mitä kirjataan. Pienessä ryhmässä lomake voidaan täyttää pöydällä, jolloin yhteenvetolomakkeen A3-kokoon kopiointi on usein hyvä idea.

Nyt kaikki riskit koottu ja arvioitu. Lisäksi on tiedossa ne riskit, jotka POA-tiimin mielestä edellyttävät tarkempaa selvittämistä.

4. Toimenpidetarpeen arviointi

Seuraavaksi otetaan tarkasteltavaksi jatkokäsittelyä edel--lyttävät Hoidettava kuntoon -luokitellut ongelmat ja riskit. Aluksi arvioidaan niistä aiheutuvan riskin suuruutta. Riskin suuruus riippuu siitä, mitä

• Useammin tai todennäköisemmin se toteutuu
• Suuremmat vahingot se toteutuessaan aiheuttaa.

Riskin tarkka arviointi on hyvin vaikeaa, mutta usein riittää riskin suuruuden karkea arviointi kolmiportaisella asteikolla: vähäinen, kohtalainen ja merkittävä riski tai 1, 2 ja 3.

5. Riskienhallintatoimenpiteet

Riskien arviointi ei vielä pienennä riskiä, joten vielä puuttuu kaikkein tärkein: käytännön toimet riskien välttämiseksi, pienentämiseksi tai siirtämiseksi. Ensisijaisesti on pyrittävä estämään vahinkojen syntyminen tai vähentämään niiden seurauksia.

Toimenpiteet on syytä aloittaa suurimmista riskeistä. Toimenpiteet, jotka poistavat monien ongelmien syitä, ovat myös etusijalla. Yhteenvetolomakkeelle kirjataan

• Sovitut toimenpiteet
• Vastuuhenkilö, joka hoitaa asiaa
• Toteutusaikataulu.

Osa riskeistä joudutaan tai kannattaa pitää omalla vastuulla. Esimerkiksi sopimuksista tai vakuutuksista huolimatta osa riskistä jää aina omalle vastuulle.

Analyysi kannattaa päivittää, jos kohteessa tehdään merkittäviä muutoksia. Tallettakaa aina analyysilomakkeet.