Työvälineiden käyttö

Pk-yrityksen elinkaari voidaan jakaa useisiin erilaisiin vaiheisiin. Yrityksen elinkaari lähtee liikkeelle yritystoiminnan käynnistämisestä ja jatkuu kehittämisen ja verkostoitumisen kautta vakiintuneen toiminnan vaiheeseen. Usein elinkaaren seuraavia vaiheita ovat kansainvälistyminen, tuotteistaminen tai omistajanvaihdos. Ne voivat myös vuorotella yrityksen toiminnan aikana.

Edellä kuvatut yrityksen elinkaarivaiheet on koottu oheiseen taulukkoon, jossa on esitetty kuhunkin elinkaarivaiheeseen liittyviä tärkeitä riskienhallinnan tehtäviä ja erityisesti huomioitavia asioita. Taulukossa on myös lueteltu muutamia esimerkkejä pk-yritysten työvälineistä, jotka auttavat tehostamaan kunkin elinkaarivaiheen riskienhallintaa. Työvälineet löytyvä alempaa kohdasta "Työvälineiden tulostettavat versiot"

Tästä voit katsoa ylläolevaa taulukkoa isompana (pdf)

Pk-yrityksen riskienhallinta -välinesarja tarjoaa runsaasti tietoa ja työvälineitä riskiensä hallinnasta kiinnostuneelle pk-yritykselle. Pienellä perehtymisellä laajasta välinesarjasta löytyy apua moneen riskien hallinnan käytännön tarpeeseen.

Riskienhallinnan välinesarja tarjoaa käytännönläheisiä työvälineitä ja helppolukuista perustietoa pk-yrityksen riskienhallinnan kehittämiseen. Liikkeelle lähtö on tehty helpoksi: riskienhallinta on jaettu pieniin, kohtuullisella työmäärällä hoidettaviin paloihin, jolloin riskienhallinnassa päästään liikkeelle pienellä panostuksella ja heti käytännön toimiin. Tuloksia alkaa näkyä nopeasti. Tarvittaessa riskejä tarkastellaan kuitenkin laajasti, jotta mikään tärkeä näkökulma ei unohdu. Tarkoitus on myös, että riskejä hallitaan työpaikalla yhdessä.

Välinesarja sisältää erilaisia työvälineitä

• Työkortit ovat
  • A4-mittaisia työvälineitä yhden riskienhallinnan osa-alueen hoitamiseen tai kehittämiseen.
  • Usein tarkistuslistoja tai riskikarttoja.
• Tietokortit ovat
  • Yhden A4-mittaisia tiiviitä tietopaketteja riskienhallinnan eri teemoista.
  • Tietokortilla on hyvä aloittaa tutustuminen asiaan
• Kirjaset voivat olla opas- tai työkirjasia tai hakemistoja. Työkirjasten avulla yhtä riskienhallinnan teemaa voidaan tarkastella työkorttia yksityiskohtaisemmin.
• Opaskirjaset on tarkoitettu teemansa tausta-aineistoksi.
• Lisäksi sarjaan kuuluu riskienhallinnan kirjallisuutta ja asiantuntijoita esittelevät hakemistot.

Eri tapoja aloittaa riskienhallinta

Pk-yritykset ovat erilaisia ja käytännön tilanteet vaihtelevat, joten riskienhallinnassakin voidaan välinesarjan avulla lähteä liikkeelle eri tavoin.

Ajankohtaisen ongelman hoitaminen

Käytännössä riskienhallinnan tarve huomataan usein silloin, kun kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Akuutit ongelmat on aina ensimmäisenä hoidettava kuntoon lisävahinkojen välttämiseksi. Itse riskienhallinta kannattaa tällaisessa ongelmatapauksessa aloittaa selvittämällä, mistä ongelmassa perimmiltään oli kysymys? Korjaamalla ongelman syyt eikä pelkästään seurauksia tai oireita, saavutetaan kestäviä tuloksia. Tarkista, onko välinesarjassa ongelmaan liittyvää työ- tai tietokortti. Asian hoitamiseen riittää usein yhden työvälinekortin läpikäyminen.

• Miten sopiva työväline löytyy? Välinesarjan esitteestä ja tuoteluettelosta Riskikartoista Kirjasten sisällysluetteloista Työ- ja tietokorttien Lisätietoja -kohdasta Asiantuntijahakemiston avulla. Kysyvä ei tieltä eksy!

Riskienhallintaan ryhtyminen

Kun päällimmäisenä mielessä ei vaivaa huoli ajankohtaisen ongelman hoitamisesta kuntoon, kannattaa riskienhallinta aloittaa karkealla Haavoittuvuusanalyysillä. Haavoittuvuusanalyysissä käydään läpi yrityksen kaikki toiminnot ja kaikki riskit. Tarkastelu on nopea ja karkea. Tavoitteena on löytää yrityksen keskeiset riskit ja ne yrityksen riskienhallinnan osa-alueet, joita kannattaa lähteä ensimmäisenä kehittämään.

Kun resurssit suunnataan järkevästi, saadaan riskienhallinnasta suurin hyöty. Kun suurimmat riskit on karkeasti tunnistettu ja päätetty, mihin riskienhallinnan osa-alueeseen yrityksessä pitää ensimmäisenä tarttua, alkaa riskilajikohtainen työ. Riskilajikohtaisen tiedon ja työvälineiden avulla tarkastelu konkretisoituu tiettyjen riskien hoitamiseksi kuntoon: Riskien syyt ja seuraukset saadaan selville haavoittuvuusanalyysiä yksityiskohtaisemmin Keinot riskien hallitsemiseksi täsmentyvät. Välinesarjasta löytyy laaja valikoima riskilajikohtaisia työvälineitä erityisesti henkilö-liike- ja tuoteriskien hallintaan, katso tarkemmin

• Miten työvälineitä käytetään? Tarkistuslistoihin on koottu joukko tiettyyn teemaan liittyviä tarkistettavia asioita. Miettikää yhdessä, koskevatko listassa mainitut asiat yritystänne - turhia asioita voi yliviivata. Ovatko mainitut asiat kunnossa?
• Listoja kannattaa täydentää ja tarkentaa omilla muistiinpanoilla.
• Riskikartat ovat muistilistoja, jossa asiat on koottu ydinteeman ympärille. Kartalla ei tarvitse edetä tietyssä järjestyksessä, vaan asioita voi kirjata ylös sitä mukaa, kun niitä tulee mieleen. Asioita voidaan yhdistää viivojen avulla toisiinsa. Myös karttoihin tehdyt tarkennukset helpottavat asioiden palauttamista mieleen jälkeenpäin.

Tunnistetut riskit ja sovitut toimenpiteet kootaan Riskienhallintatoimenpiteiden yhteenveto -lomakkeelle. Toimenpiteille laaditaan aikataulu ja nimetään vastuuhenkilöt sekä jatkossa seurataan toimenpiteiden toteutumista ja vaikutuksia.

Riskienhallinnan perusteet kuntoon

Kaikissa yrityksissä hallitaan riskejä jollakin tavoin. Riskienhallinnan kehittäminen onkin hyvä aloittaa nykyisten riskienhallinnan työtapojen ja käytäntöjen tarkastelulla. Yrityksen riskienhallinnan arviointi -työkortti on tähän hyvä apuväline. Sen avulla selvitetään, miten riskienhallinta on tähän mennessä hoidettu ja mitkä ovat riskienhallinnan vahvuudet ja heikkoudet. Myös lainsäädäntö asettaa omat vaatimuksensa yritysten riskienhallinnalle.

Riskienhallinnan perusvaatimukset -kirjaseen on koottu tietoa pk-yrityksien riskienhallintaan liittyvistä viranomaisvaatimuksista. Riskien tunnistamiseen ja hallintaan kannattaa kytkeä mukaan yrityksen koko henkilöstö - kaikki osaaminen ja kokemus. Usein on kuitenkin hyvä aloittaa ryhmällä avainhenkilöitä, joiden kanssa uusien toimintatapojen toimivuus omassa yrityksessä varmistetaan. Työvälineitä voi räätälöidä omia tarpeita vastaaviksi. Uudet toimintatavat edellyttävät kouluttamista.

Riskienhallinnan osaamista voi hankkia joko opiskelemalla asiaa itsenäisesti tai käyttämällä ulkopuolisia koulutuspalveluita. Riskienhallinnan perusteet -kirjanen esittelee riskienhallinnan perusasiat ja pelisäännöt selkeästi ja yksinkertaisesti. Kirjanen sopii koko henkilöstön luettavaksi. Kun perusasiat ja pelisäännöt ovat kaikkien tiedossa, saadaan riskienhallinnasta suurin mahdollinen hyöty. Uudet asiat vakiintuvat käytännöiksi, kun riskienhallintaa tehdään käytännössä.

Hyödynnä asiantuntijoita

Kaikkea ei aina ehdi, osaa tai edes kannata tehdä itse riskienhallinnassakaan.