Avainhenkilöriskit

Yritys on liian haavoittuvainen, jos sen toiminta on riippuvainen yhdestä henkilöstä. Avainhenkilöiden tunnistaminen sekä osaamisen ja tehtävien jakaminen varmistaa toiminnan jatkuvuuden yhden henkilön poissaollessakin.

Pienessä yrityksessä jokaisen työpanos on tärkeä. Yksinkertaisissa, hyvin ohjeistetuissa ja nopeasti opittavissa töissä pelkkä työpanos on kuitenkin usein helposti korvattavissa.

Avainhenkilöt ovat vaikeasti korvattavissa. Henkilöllä voi olla monta vastuualuetta, pitkä kokemus tai tiettyä erikoisosaamista, jota on vaikea korvata. Yrityksen toiminnan kannalta kriittisiä avainhenkilöitä voi olla yrityksen oman henkilöstön lisäksi yrityksen ulkopuolisissa sidosryhmissä.

Mikä tekee henkilöstä avainhenkilön?

  • Tiedot ja taidot, osaaminen, ammattitaito tai koulutus
  • Pitkäaikainen kokemus
  • Johtamis- ja esimiestaidot
  • Omistajuus, rahoitus
  • Asiakas-, osto- ja alihankintakontaktit
  • Koneiden, laitteiden, työmenetelmien tai ohjelmistojen käytön osaaminen ja kokemus
  • Neuvottelu- tai myyntitaidot
  • Kielitaito
  • Yhteistyö- ja ryhmätyötaidot
  • Sosiaaliset taidot

Avainhenkilöiden työmotivaatio

Työ tuntuu mielekkäältä, kun työtehtävät koetaan tärkeiksi. Avainhenkilöille kannattaa kertoa, miksi juuri hänen työpanoksensa on yrityksen kannalta tärkeä. Työ on motivoivaa, kun tietää oman roolinsa osana koko yrityksen toimintaa. Avainhenkilöiden työmotivaatioon vaikuttavat monet asiat:

  • Avoin keskustelu yrityksen ja henkilön omista tavoitteista
  • Selkeä vastuun ja vallan jakautuminen
  • Oikeudenmukainen palkitsemisjärjestelmä
  • Koko henkilöstön sitoutuminen yrityksen toimintaan ja tavoitteisiin.
  • Yrityksen ja oman työn kehittämismahdollisuudet
  • Turvallinen ja viihtyisä työympäristö
  • Asianmukaiset työvälineet
  • Selkeät oman työn tavoitteet ja niiden toteutumisen seuranta
  • Hyvä työilmapiiri ja toimivat henkilösuhteet
  • Positiivinen palaute hyvin tehdystä työstä
  • Työsuhde-edut: terveydenhoitopalvelut, auto-, puhelin-, asunto-, vakuutus- yms. työsuhde-edut
  • Osaomistus tai osakkuus, palkkiot, bonukset
  • Yhteinen vapaa-ajan virkistystoiminta.

Löytyykö vara-avain?

Avainhenkilöt ovat luonnollinen osa pk-yritystä. Avain-roolit eivät saisi kuitenkaan muodostua liian vahvoiksi. Yritys on liian haavoittuvainen, jos toiminnan jatkuvuus on riippuvainen yhdestä henkilöstä. Avainroolista voi tulla myös henkilölle itselleen rasite esimerkiksi suuren työmäärän tai tietokuorman vuoksi. Ongelmat alkavat näkyä esimerkiksi väsymisenä ja työuupumuksena. Liian vahvojen avainroolien muodostuminen voi olla haitallista myös työilmapiirin ja yhteishengen kannalta.

Avainhenkilön menetykseen tulee aina varautua ennakolta:

  • Useamman henkilön tulisi hallita yrityksen keskeisimmät avaintehtävät. Vaikka tietokoneohjattua konetta käyttäisi pääasiassa yksi henkilö, pitäisi ainakin toisen henkilön lisäksi osata koneessa käytettävät ohjelmat ja asetukset. Samoin vähintään kahden henkilön tulisi pitää yhteyksiä keskeisiin asiakkaisiin.
  • Varahenkilöjärjestelmät ja yhteistyö ovat hyviä tapoja jakaa työkuormitusta ja varmistaa toiminnan jatkuvuus myös yhden henkilön poissaollessa.
  • Kierrättämällä työtehtäviä harkitusti henkilöltä toiselle laajennetaan henkilöstön osaamista. Oheisen mallin mukainen yksinkertainen osaamiskartta helpottaa yrityksen henkilöstön osaamisen seurantaa.
  • Kirjalliset työohjeet, työtehtävien dokumentointi ja esimerkiksi ajan tasalla oleva asiakasrekisteri varmistavat, että tieto ei ole vain yhden henkilön varassa.

Yrityksen avainhenkilöiden ja kriittisimpien tehtävien kirjaaminen paperille helpottaa haavoittuvimpien kohtien tunnistamista.