Miten sopimusriskejä hallitaan
Yritysten välisten sopimusten valmistelu vie aikaa ja vaatii huolellisuutta. Sekä myynti- että ostosopimuksiin sisältyy aina merkittäviä riskejä. Huolellisesti laadittu kirjallinen sopimus on tasavertaisen yhteistyön perusta.
Valmistele sopimus huolella
Sopimus on kahden tai useamman tahdon yhtyminen, jolloin sopijoiden välille syntyy oikeussuhde. Sopimus syntyy, kun tarjoukseen annetaan hyväksyvä vastaus. Tämä kaksipuolisuus erottaa sopimukset yksipuolisista ilmoituksista, joita käytännössä joskus tunnutaan pidettävän sopimuksina.
Suomalaisessa oikeudenkäytössä vallitsee sopimusvapauden periaate. Sopimusvapauteen kuuluu mm. vapaus päättää sopimuksen tekemisestä, sopimuskumppanista, sopimuksen sisällöstä ja muodosta sekä riitojen ratkaisemisesta.
Myyjänä tavallisesti toimivalle pk-yritykselle on tärkeätä huolehtia siitä, että sopimus tehdään aina ja siihen kirjataan myyjän vastuuta kohtuullistavat sopimusehdot. Ellei sopimusta ole tehty, yritysten välistä kauppaa säätelee kauppalaki, jonka mukaan myyjän virhevastuu on varsin laaja.
Hyvän sopimuksen pohjana on yhteistyösuunnitelma, joka sisältää kaikki olennaiset sopimusehdot. Vaikka yhteistyökumppanit olisivatkin "vanhoja tuttuja" ja "hyviä kavereita", erimielisyydet ovat mahdollisia. Sovitusta yhteistyöstä tulee siksi aina laatia kirjallinen sopimus. Sopimusneuvotteluissa on tärkeää, että niihin osallistuvat ne henkilöt, joilla on tarpeelliset päätöksentekovaltuudet.
Sopimus- ja vastuuriskeistä yksityiskohtaisemmin
Tyypillisiä sopimusriskejä
Sopimuksiin liittyvien riskien kenttä on laaja. Tyypillisiä sopimusriskejä ovat:- Sopimusta ei tehdä lainkaan
- Sopimus ei toteudu lainkaan
- Sopimus ei toteudu ajallaan
- Sopimus toteutuu puutteellisesti tai virheellisesti
- Sopimuksen kohde aiheuttaa vahinkoa sopimuskumppanille tai kolmannelle osapuolelle.
Pk-yrityksen vastapuolena sopimusneuvotteluissa on usein huomattavasti suurempi yritys. Pienen yrityksen on tärkeä huo-lehtia siitä, että se ei sitoudu omaa riskinkantokykyäänsuurempaan vastuuseen.
Hyvä sopimus tasapuolistaa yritysten välisiä liikesuhteita, joten sopimukseen tulee sisällyttää pienemmän vastuita kohtuullistavat sopimusehdot. Kirjallinen sopimus - riskienhallinnan kulmakivi Sopimusosapuolten roolijako on syytä selvittää jo neuvotteluvaiheessa. Mikäli kyseessä on syvällinen verkostoyhteistyösopimus, on arvioitava, miten mahdolliset omistussuhteet, panostukset, valta ja tulokset jaetaan. Tähän liittyvät näkemyserot saattavat olla aluksi hyvinkin suuria. Mitä nopeammin osapuolet pystyvät sopimaan yhteistyön pelisäännöistä, sitä helpommin muu neuvotteluprosessi ja sopimukseen pääsy etenevät.
Yritysten väliset sopimukset ovat aina yksilöllisiä, kukin sopimus heijastaa yhteistyön luonnetta, laajuutta ja sisältöä. Pk-yrityksellä ei välttämättä itsellään ole sopimustekstien laadintaan ja tulkintaan tarvittavaa osaamista. Sopimuksia tehtäessä kannattaa käyttää apuna sopimusten tekoon perehtynyttä lakimiestä. Asiantuntijapalvelut ovat kalliita, mutta kerran laadittuun hyvään sopimusmalliin voi jatkossakin tukeutua.
Monilla aloilla on laadittu oman toimialan erityispiirteet huomioivat yleiset sopimusehdot, joita pk-yrityksissä voidaan hyödyntää. Aina on kuitenkin tärkeätä muistaa, että kaiken kattavaa standardisopimusta ei ole olemassa, joten yleisiin sopimusehtoihin on syytä perehdyttävä huolella.
Sopimukseen on tärkeätä sisällyttää ainakin seuraavat asiat:
- Sopimusosapuolet ja tiedot yhteydenotoista ja henkilöistä
- Sopimuksen tarkoitus
- Tiedot sopimuksen kohteesta
- Sopimuksen voimassaoloalue ja -aika
- Sopimuksen irtisanomis- ja purkamisperusteet
- Kummankin sopijapuolen vastuut ja velvollisuudet
- Määräykset sopimusrikkomuksista, korvausvelvollisuudesta sekä maksuviivästyksistä
- Määräykset riitojen ratkaisemisesta.
Sopimusriskien hallintavinkkejä
Yritysten olemassaolo ja toiminta perustuvat erilaisiin sopimuksiin. Sopimukset sekä laajentavat yrityksen omia toimintamahdollisuuksia että toisaalta rajoittavat joustavuutta, koska niissä sitoudutaan tiettyihin lupauksiin. Tämän vuoksi yrityksen johdon kannattaa panostaa yhteistyösuhteita rakentaessaan hyvien ja tarkoituksenmukaisten sopimusten tekemiseen.
Seuraavassa muutama käytännön vinkki, joilla sopimusriskejä voidaan pienentää:
- Paneudu huolella sopimuksen pohjana olevan toimintasuunnitelman laadintaan
- Vältä kiirettä ja lyhytjänteisyyttä. Liian aikaiseen sopimukseen kiirehtiminen johtaa helposti ongelmiin
- Ole avoin, mutta älä kuitenkaan luota sokeasti liikekumppaneihisi
- Käytä sopimusjuridiikkaan perehtyneen lakimiehen apua
- Perehdytä lakimies hyvin yrityksen omiin tavoitteisiin ja suunnitelmiin sovittavan asian suhteen
- Vaikka lakimiestä käytetään, on muistettava, että vastuu sopimusten asiasisällöstä ja sopimusten teosta on aina yrityksellä itsellään
- Pyri sopimusta tehdessäsi selvittämään vaikeat kysymykset heti alussa
- Huolehdi siitä, että alustavat sopimukset ja sopimusmallit laaditaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta jatkoneuvottelut sujuisivat hyvässä yhteisymmärryksessä
- Hanki tulevan sopimuskumppanin luottotiedot ja kaupparekisteriote
- Tutustu vakiosopimuksiin tai valmiisiin sopimuslomakkeisiin huolellisesti. Näihin sopimuspohjiin saattaa sisältyä jotain sellaista, mitä et missään nimessä ole tarkoittanut
- Älä sitoudu sellaisiin sopimusehtoihin, joista yritys ei selviydy.
Riskienhallinta etenee vaiheittain
Sopimusriskien hallintaprosessi etenee tutun riskienhallintaprosessin mukaisesti. Sopimuksiin liittyvät riskit on ensin tunnistettava ja niiden todennäköisyys on arvioitava. Riskien tunnistaminen voidaan tehdä esim. käymällä läpi kaikki sopimusehtoihin liittyvät yksityiskohdat. Sopimuksen sitovuusehdot, seurausvaikutukset, sanamuotovalinnat, purkamismahdollisuudet, voimassaoloajat jne. ovat asioita, joissa voi piillä mahdottomaltakin tuntuvia riskejä.
Kun riskit on tunnistettu, tulisi kyetä pureutumaan riskien todennäköisyyteen ja seurausten suuruuteen. Sopimusehdot ja yksittäiset tapaukset ovat aina erilaisia, joten myös riskien seurausvaikutukset voivat vaihdella suuresti. Riskin suuruutta ja seurauksia voi arvioida tutustumalla sopimusriitoja koskeviin oikeustapauksiin.
Prosessin seuraavassa vaiheessa pitää määritellä riskien hallintakeinot. Osa sopimuksiin liittyvistä riskeistä jää aina yrityksen omalle vastuulle. Vaikka sopimustekstien laadinta jää viime kädessä lakimiehen tehtäväksi, riskienhallinta on tiimityötä. Kirjalliset sopimusehdot on hyvä käydä läpi ja arvioida avainhenkilöiden kanssa.
Riskienhallinta edellyttää myös avainhenkilöiden kouluttamista, laadunvalvontaa ja sopimusehtojen teknisten yksityiskohtien hiomista. On muistettava, ettei täysin suojaavia, vedenpitäviä sopimuksia ole olemassa. Vaikka käytettäisiin valmiita ja aiemmin hyväksi havaittuja sopimusmalleja, olosuhteiden muutoksia on syytä seurata jatkuvasti, jotta varmistetaan sopimusten pysyminen ajan tasalla.
Vaiheittain etenevä riskienhallinta on jatkuva prosessi, jonka toteuttamiseksi tarvitaan usean avainhenkilön osaamista ja työpanosta.
Lisätietoja
Lisätietoa sopimuksista kannattaa tiedustella mm. vakuutusyhtiöistä, jotka ovat julkaisseet runsaasti sopimusasioita käsitteleviä kirjasia ja oppaita. Sopimuksista on julkaistu myös useita sopimusoikeudellisia teoksia, joihin on usein sisällytetty esimerkkejä oikeuskäytännöstä.